Kiedy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe? Lista najczęstszych sytuacji

Tłumaczenie przysięgłe jest zwykle potrzebne wtedy, gdy dokument w języku obcym ma wywołać skutek prawny: w polskim urzędzie, sądzie, u notariusza albo na uczelni. Działa to też w drugą stronę. Polskie dokumenty składane za granicą często trzeba przetłumaczyć przez tłumacza przysięgłego lub jego zagraniczny odpowiednik.

Ostatecznie o wymogach decyduje instytucja, która przyjmuje dokument. Poniżej zebrałem sytuacje, z którymi najczęściej zgłaszają się do mnie klienci, a także wyjątki, w których tłumaczenie przysięgłe nie jest konieczne.

W skrócie: gdzie najczęściej potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe

Instytucja	Typowe dokumenty	Czy zwykle potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe?
Urząd stanu cywilnego	zagraniczne akty urodzenia, małżeństwa, zgonu	Co do zasady tak (wyjątek: odpisy wielojęzyczne)
Urząd wojewódzki (sprawy cudzoziemców)	akty stanu cywilnego, dyplomy, zaświadczenia	Co do zasady tak
Wydział komunikacji	zagraniczny dowód rejestracyjny, umowa kupna pojazdu	Często tak
Sąd	dokumenty dowodowe, zagraniczne orzeczenia	Sąd może tego zażądać
Notariusz	pełnomocnictwa, dokumenty spółek	Co do zasady tak
Uczelnia	dyplomy, świadectwa, suplementy	Zwykle tak
Ambasada lub urząd za granicą	akty, zaświadczenie o niekaralności, zgoda na wyjazd dziecka	Zależy od kraju

Czym tłumaczenie przysięgłe różni się od zwykłego

Tłumaczenie przysięgłe, nazywane też poświadczonym, może wykonać wyłącznie osoba wpisana na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości. Zasady wykonywania zawodu określa ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego.

Takie tłumaczenie ma formułę poświadczającą i jest wpisywane do repertorium. Opatruje się je pieczęcią i podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dzięki temu urząd czy sąd może przyjąć je jako wierne odzwierciedlenie oryginału.

Uprawnienia osoby, która ma wykonać tłumaczenie, sprawdzisz na liście tłumaczy przysięgłych Ministerstwa Sprawiedliwości. Ja figuruję na niej pod numerem TP/84/17 jako tłumacz przysięgły języka angielskiego i francuskiego. Więcej o mnie przeczytasz w zakładce o mnie.

Zwykłe tłumaczenie wystarczy tam, gdzie dokument służy wyłącznie do zapoznania się z treścią. Tak jest na przykład przy wewnętrznym obiegu w firmie albo przy korespondencji.

Urzędy

Urząd stanu cywilnego. Tłumaczenie przysięgłe jest potrzebne przede wszystkim przy wpisaniu zagranicznego aktu do polskiego rejestru, czyli przy transkrypcji aktu małżeństwa, urodzenia lub zgonu. Zgodnie z Prawem o aktach stanu cywilnego tłumaczenie wykonuje osoba wpisana na polską listę tłumaczy przysięgłych albo osoba uprawniona do takich tłumaczeń w innym państwie UE lub EOG. Urzędy stanu cywilnego przyjmują tłumaczenie wyłącznie w wersji papierowej. Więcej piszę we wpisie o tłumaczeniu aktu urodzenia. Jeśli planujesz ślub w Polsce, zajrzyj też do wpisu o tym, jakie dokumenty tłumaczyć przy ślubie z obcokrajowcem.

Urząd wojewódzki. Wnioski o zezwolenie na pobyt i pracę składa się do wojewody. Tam trafiają też sprawy dotyczące obywatelstwa. Dokumenty w języku obcym, na przykład akty stanu cywilnego czy dyplomy, co do zasady trzeba złożyć z tłumaczeniem przysięgłym.

Wydział komunikacji. Przy rejestracji pojazdu sprowadzonego z zagranicy urząd zwykle oczekuje tłumaczenia dokumentów pojazdu. W praktyce dotyczy to często także dokumentów z UE, bo zawierają odręczne adnotacje. Szczegóły opisałem na przykładzie francuskiego dowodu rejestracyjnego.

Urząd skarbowy i ZUS. Gdy zagraniczny dokument potwierdza dochód, zatrudnienie albo ubezpieczenie, urząd może poprosić o tłumaczenie przysięgłe. Dotyczy to także dokumentów księgowych, o czym piszę w tekście o tłumaczeniu faktur.

Sądy

Zgodnie z art. 256 kodeksu postępowania cywilnego sąd może zażądać, aby dokument w języku obcym został przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego. W praktyce warto złożyć tłumaczenie od razu, bo wezwanie do jego uzupełnienia wydłuża postępowanie. Dotyczy to spraw rodzinnych, spadkowych i gospodarczych, a także umów, które mają być dowodem w sprawie. Więcej o tym piszę w tekście o tym, kiedy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe umowy.

Notariusz

Gdy w czynności notarialnej uczestniczy osoba, która nie zna języka polskiego, potrzebne jest tłumaczenie ustne u notariusza wykonywane przez tłumacza przysięgłego. Notariusz co do zasady wymaga też tłumaczenia przysięgłego dokumentów obcojęzycznych, na przykład pełnomocnictw sporządzonych za granicą czy odpisów z rejestru handlowego zagranicznej spółki.

Uczelnie i szkoły

Polskie uczelnie wymagają zwykle tłumaczenia przysięgłego zagranicznych dyplomów i świadectw przy rekrutacji oraz przy uznawaniu wykształcenia. Działa to też w drugą stronę: zagraniczne uczelnie często proszą o tłumaczenie polskiego dyplomu lub świadectwa maturalnego. Część programów anglojęzycznych przyjmuje dokumenty po angielsku bez tłumaczenia, dlatego przed zamówieniem warto sprawdzić wymagania rekrutacyjne.

Wyjazd za granicę i sprawy w innych krajach

Tłumaczenie przysięgłe możesz potrzebować przy wniosku wizowym, przy zgodzie na wyjazd dziecka za granicę albo przy zaświadczeniu o niekaralności dla zagranicznego pracodawcy.

Jeśli dokument wymaga apostille, kolejność zależy od tego, dokąd trafia dokument:

• Dokument zagraniczny składany w Polsce. Apostille uzyskuje się w kraju, który wydał dokument. Tłumaczenie wykonuje się dopiero potem, tak aby objęło także apostille.

• Polski dokument składany za granicą. Instytucja zagraniczna może wymagać apostille na oryginale, na tłumaczeniu przysięgłym albo na obu tych dokumentach. Apostille na tłumaczeniu wydaje MSZ, poświadczając podpis tłumacza przysięgłego. Warto ustalić to z instytucją przed zamówieniem tłumaczenia.

Szczegóły opisałem we wpisie tłumaczenie przysięgłe a apostille.

Niektóre instytucje zagraniczne honorują wyłącznie tłumaczenia wykonane w swoim kraju. Warto to sprawdzić, zanim zamówisz tłumaczenie w Polsce.

Kiedy tłumaczenie przysięgłe może nie być potrzebne

1. Dokumenty z UE z wielojęzycznym formularzem standardowym. Rozporządzenie UE 2016/1191 upraszcza obieg niektórych dokumentów urzędowych między państwami Unii, między innymi dokumentów o urodzeniu, małżeństwie, zgonie, obywatelstwie i niekaralności. Dla tych dokumentów znosi też wymóg apostille między państwami UE (powroty.gov.pl). Urząd, który wydaje dokument, może na wniosek dołączyć do niego wielojęzyczny formularz standardowy, na przykład do zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego.

Formularz jest jednak tylko tłumaczeniem pomocniczym. Zgodnie z art. 6 rozporządzenia instytucja przyjmuje dokument bez tłumaczenia tylko wtedy, gdy uzna, że informacje w formularzu wystarczą. Formularz nie obejmuje na przykład pieczęci, nazwy urzędu w języku oryginału czy odręcznych adnotacji, więc instytucja może mimo wszystko zażądać tłumaczenia. Warto to sprawdzić przed złożeniem dokumentu.

2. Odpisy wielojęzyczne aktów stanu cywilnego. Odpisy skrócone wydane na drukach wielojęzycznych zgodnie z Konwencją nr 16 co do zasady nie wymagają tłumaczenia przy transkrypcji w urzędzie stanu cywilnego (powroty.gov.pl). O tym, czy konkretny odpis spełnia te wymogi, decyduje urząd.

3. Dokumenty tylko do wglądu. Gdy dokument ma posłużyć tylko do zapoznania się z treścią, wystarczy zwykłe tłumaczenie.

4. Gdy instytucja wprost przyjmuje dokument w oryginale. Niektóre uczelnie, banki czy pracodawcy akceptują dokumenty po angielsku. Najlepiej potwierdzić to na piśmie albo mailowo.

Wersja papierowa czy PDF z podpisem kwalifikowanym?

Tłumaczenie przysięgłe może mieć formę papierową, z pieczęcią i podpisem, albo elektroniczną, czyli PDF z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wiele instytucji przyjmuje wersję elektroniczną, ale urzędy stanu cywilnego przyjmują tylko wersję papierową.

Czy tłumaczenie można wykonać na podstawie skanu, zdjęcia lub pliku PDF, zależy od rodzaju dokumentu i od wymagań instytucji. Niektóre urzędy oczekują tłumaczenia wykonanego z oryginału, dlatego ustalam to indywidualnie przy każdym zleceniu. Jeśli dokument jest sporządzony jednocześnie po angielsku i po francusku, wykonuję jedno tłumaczenie obejmujące oba języki (dokumenty dwujęzyczne). Gdy termin jest napięty, możliwe jest tłumaczenie ekspresowe.

Jak sprawdzić, czego wymaga instytucja: 4 pytania

Zanim zamówisz tłumaczenie, zadaj instytucji cztery pytania:

1. Czy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe, czy wystarczy zwykłe albo formularz wielojęzyczny?

2. Czy dokument musi mieć apostille lub legalizację?

3. Czy tłumaczenie ma być wykonane z oryginału, czy może być z kopii lub skanu?

4. Czy przyjmą tłumaczenie elektroniczne z podpisem kwalifikowanym, czy tylko papierowe?

Wykonuję tłumaczenia przysięgłe z angielskiego i francuskiego oraz na te języki. Odpowiedzi na inne pytania znajdziesz w najczęściej zadawanych pytaniach. Przykładowe ceny podaję we wpisie ile kosztuje tłumaczenie przysięgłe.

Najczęściej zadawane pytania

Czy w urzędzie wystarczy zwykłe tłumaczenie? Co do zasady nie. Polskie urzędy, sądy i notariusze oczekują tłumaczenia przysięgłego dokumentów obcojęzycznych, które mają wywołać skutek prawny. Wyjątkiem mogą być dokumenty z UE z wielojęzycznym formularzem standardowym i odpisy wielojęzyczne aktów stanu cywilnego, ale o tym, czy przyjąć je bez tłumaczenia, decyduje instytucja.

Czy tłumaczenie przysięgłe traci ważność? Samo tłumaczenie nie ma terminu ważności. Instytucja może jednak wymagać aktualnego dokumentu źródłowego, na przykład niedawno wydanego zaświadczenia o niekaralności. Wtedy potrzebne jest tłumaczenie nowego dokumentu.

Czy tłumaczenie wykonane za granicą będzie honorowane w Polsce? To zależy od sprawy. Przy transkrypcji w urzędzie stanu cywilnego można złożyć tłumaczenie wykonane przez osobę uprawnioną do tego w innym państwie UE lub EOG. Przy dokumentach objętych rozporządzeniem UE 2016/1191 polskie urzędy przyjmują też uwierzytelnione tłumaczenie wykonane przez osobę uprawnioną w innym państwie UE. W innych sprawach najlepiej zapytać instytucję. Najbezpieczniejsze jest tłumaczenie wykonane przez osobę z polskiej listy tłumaczy przysięgłych.

Czy mogę sam przetłumaczyć swój dokument? Tylko wtedy, gdy instytucja przyjmuje zwykłe tłumaczenie. Tłumaczenie przysięgłe może wykonać wyłącznie osoba wpisana na listę tłumaczy przysięgłych Ministra Sprawiedliwości.

Czy dokumenty z innych krajów UE zawsze trzeba tłumaczyć? Nie zawsze. Do niektórych dokumentów, takich jak akty stanu cywilnego czy zaświadczenia o niekaralności, można dołączyć wielojęzyczny formularz standardowy. Instytucja może wtedy przyjąć dokument bez tłumaczenia, jeśli uzna, że informacje w formularzu wystarczą. Jeśli nie, zażąda tłumaczenia.

Co najpierw: apostille czy tłumaczenie? To zależy od kierunku. Przy dokumencie zagranicznym składanym w Polsce zwykle najpierw uzyskuje się apostille, a potem tłumaczenie, które obejmuje także apostille. Przy polskim dokumencie składanym za granicą instytucja może wymagać apostille na oryginale, na tłumaczeniu albo na obu, dlatego warto to sprawdzić przed zamówieniem.

Potrzebujesz tłumaczenia przysięgłego? Wyślij skan dokumentu na kontakt@mplazinski.com albo zadzwoń pod numer 600 499 567. Wycena jest bezpłatna. Możesz też skorzystać z formularza kontaktowego.