Tłumaczenie przysięgłe a apostille – kiedy potrzebne jest jedno, a kiedy oba?

Tłumaczenie przysięgłe i apostille to dwa pojęcia, które często pojawiają się razem. Dzieje się tak zarówno wtedy, gdy dokumenty jadą z Polski za granicę, jak i wtedy, gdy zagraniczne dokumenty trafiają do polskich urzędów. Brzmią podobnie, ale oznaczają zupełnie różne rzeczy. Czasem wymagane jest tylko jedno z nich, a czasem oba naraz. Jak to rozróżnić?

Czym jest tłumaczenie przysięgłe?

Tłumaczenie przysięgłe to tłumaczenie sporządzone przez osobę wpisaną na listę tłumaczy przysięgłych Ministra Sprawiedliwości. Opatruje się je podpisem i pieczęcią albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Potwierdza ono, że treść tłumaczenia jest zgodna z dokumentem źródłowym, którym może być oryginał lub odpis. Jest wymagane wszędzie tam, gdzie instytucja, polska lub zagraniczna, wymaga urzędowego potwierdzenia tłumaczenia.

Czym jest apostille?

Apostille to poświadczenie autentyczności dokumentu urzędowego wydawane na podstawie konwencji haskiej z 1961 roku. W Polsce apostille wystawia Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Apostille nie jest tłumaczeniem. Potwierdza jedynie, że dokument lub podpis na nim pochodzi od uprawnionego organu lub osoby.

Apostille może być umieszczone zarówno na oryginalnym dokumencie, np. polskim akcie urodzenia, jak i na gotowym tłumaczeniu przysięgłym, jeśli wymaga tego kraj docelowy. MSZ dysponuje wzorami podpisów tłumaczy przysięgłych wpisanych na listę Ministra Sprawiedliwości. Dzięki temu może poświadczyć autentyczność podpisu na tłumaczeniu.

Kiedy wystarczy samo tłumaczenie przysięgłe?

W wielu przypadkach, zwłaszcza w obrocie wewnątrz Unii Europejskiej, samo tłumaczenie przysięgłe wystarcza. Rozporządzenie UE 2016/1191, stosowane od 16 lutego 2019 r., zniosło apostille dla wielu dokumentów urzędowych w obrocie między państwami UE. Chodzi przede wszystkim o dokumenty stanu cywilnego (akty urodzenia, małżeństwa, zgonu), a także m.in. o zaświadczenia o niekaralności i o miejscu zamieszkania. Rozporządzenie przewiduje też, że uwierzytelnione tłumaczenie sporządzone przez osobę uprawnioną w jednym państwie UE jest przyjmowane w pozostałych. Dotyczy to jednak wyłącznie dokumentów objętych rozporządzeniem.

Do części tych dokumentów można dołączyć wielojęzyczny formularz standardowy. Nie zawsze jednak zastąpi on tłumaczenie, bo instytucja może uznać go za niewystarczający. Szerzej piszę o tym we wpisie kiedy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe.

Dla dokumentów spoza zakresu rozporządzenia, np. wielu dokumentów notarialnych, sądowych czy handlowych, apostille między państwami UE może być nadal wymagane. Wówczas obowiązują zasady konwencji haskiej. W praktyce wiele instytucji w krajach UE przyjmuje tłumaczenia wykonane przez polskich tłumaczy przysięgłych bez dodatkowego poświadczenia, ale nie jest to regułą. Warto to sprawdzić u odbiorcy dokumentu.

Podobnie jest z zagranicznymi dokumentami składanymi w polskich urzędach. Jeśli dokument pochodzi z kraju UE i jest objęty rozporządzeniem, apostille zwykle nie jest potrzebne, a wystarczy tłumaczenie przysięgłe.

Kiedy potrzebne jest apostille na tłumaczeniu?

Apostille na tłumaczeniu przysięgłym może być wymagane, gdy dokument trafia do kraju spoza UE, który jest stroną konwencji haskiej. Dotyczy to m.in. USA, Kanady, Australii, Wielkiej Brytanii czy Ukrainy. Zdarza się też, że instytucja wymaga apostille zarówno na oryginale, jak i na tłumaczeniu.

Analogicznie, jeśli do Polski trafia dokument z kraju spoza UE, polski urząd może wymagać, aby był on opatrzony apostille jeszcze przed zleceniem tłumaczenia. Wymaganie apostille zależy od konkretnej instytucji i rodzaju sprawy, dlatego zawsze warto sprawdzić bezpośrednio u odbiorcy dokumentu, czy apostille jest konieczne.

Jaka jest kolejność — najpierw tłumaczenie czy apostille?

To zależy od tego, co podlega apostille:

• Jeśli apostille ma być umieszczone na oryginalnym dokumencie (np. polskim akcie urodzenia lub zagranicznym dokumencie składanym w Polsce), najpierw uzyskujesz apostille, a następnie zlecasz tłumaczenie przysięgłe całości, czyli dokumentu wraz z apostille. To rozwiązanie jest szczególnie istotne, gdy tłumaczenie ma trafić do polskiego urzędu stanu cywilnego. USC z reguły wymaga, aby tłumaczenie zostało wykonane z oryginału opatrzonego apostille, a nie ze skanu czy kopii.

• Jeśli apostille ma być umieszczone na tłumaczeniu przysięgłym, najpierw wykonuję tłumaczenie, a następnie klient składa je w MSZ w celu uzyskania apostille.

• Jeśli instytucja wymaga apostille na obu dokumentach, kolejność jest taka: apostille na oryginale, potem tłumaczenie całości, a na końcu apostille na tłumaczeniu w MSZ.

  
  

Do MSZ składa się oryginał tłumaczenia. Według informacji MSZ nie ma możliwości nadania apostille na kserokopii tłumaczenia przysięgłego, a opłata wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. Jeśli planujesz apostille na tłumaczeniu, powiedz mi o tym przy zamówieniu, żebyśmy ustalili, w jakiej formie przygotować tłumaczenie.

Czy wykonuję apostille?

Nie, apostille wystawia wyłącznie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Moją rolą jako tłumacza przysięgłego języka angielskiego i francuskiego jest wykonanie tłumaczenia przysięgłego. Jeśli jest taka potrzeba, klient może je następnie przedstawić w MSZ w celu uzyskania apostille. MSZ dysponuje wzorem mojego podpisu, co umożliwia sprawne poświadczenie tłumaczenia.

Podsumowanie

Sytuacja	Co jest potrzebne
Zagraniczny dokument z UE składany w Polsce (objęty rozporządzeniem 2016/1191)	Tłumaczenie przysięgłe, zwykle bez apostille
Polski dokument do użytku w innym kraju UE	Zwykle samo tłumaczenie przysięgłe; apostille tylko wtedy, gdy dokument nie jest objęty rozporządzeniem, a instytucja go wymaga
Dokument do użytku poza UE (kraj Konwencji haskiej)	Tłumaczenie przysięgłe i apostille: na oryginale, na tłumaczeniu lub na obu, zależnie od wymagań instytucji
Zagraniczny dokument spoza UE składany w Polsce	Apostille w kraju wystawienia, a potem tłumaczenie przysięgłe (zależnie od wymagań instytucji)
Apostille na oryginalnym dokumencie	Najpierw apostille, potem tłumaczenie
Apostille na tłumaczeniu	Najpierw tłumaczenie, potem apostille w MSZ

Masz dokument wymagający tłumaczenia przysięgłego z apostille lub do apostille? Skontaktuj się ze mną: zadzwoń pod numer 600 499 567 lub wyślij skan na kontakt@mplazinski.com. Omówimy kolejność czynności, a wycena jest bezpłatna. Gotowe tłumaczenie możesz odebrać osobiście w moim biurze przy ul. Zwycięzców 59/35 w Warszawie albo otrzymać elektronicznie jako plik PDF z kwalifikowanym podpisem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy tłumaczenie przysięgłe i apostille to to samo? Nie. Tłumaczenie przysięgłe sporządza osoba wpisana na listę tłumaczy przysięgłych. Apostille to poświadczenie autentyczności dokumentu lub podpisu, wystawiane przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. To dwie osobne czynności.

Czy każde tłumaczenie przysięgłe wymaga apostille? Nie. Apostille jest wymagane tylko w określonych sytuacjach, głównie gdy dokument trafia do kraju spoza UE, który jest stroną Konwencji haskiej. W obrocie wewnątrzunijnym apostille zazwyczaj nie jest wymagane dla dokumentów objętych rozporządzeniem UE 2016/1191, np. aktów stanu cywilnego. Więcej praktycznych informacji znajdziesz w FAQ.

Kto wystawia apostille w Polsce? Apostille w Polsce wystawia Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

Czy tłumacz przysięgły wystawia apostille? Nie. Apostille wystawia wyłącznie MSZ. Tłumacz przysięgły wykonuje tłumaczenie, które następnie można przedstawić w MSZ w celu uzyskania apostille.

Czy apostille trzeba tłumaczyć? Jeśli dokument z apostille ma trafić do polskiego urzędu, tłumaczenie przysięgłe zwykle obejmuje cały dokument razem z apostille. Urząd stanu cywilnego z reguły wymaga, aby tłumaczenie wykonano z oryginału opatrzonego apostille.

Ile kosztuje apostille w MSZ? Według informacji MSZ opłata wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. MSZ nie nadaje apostille na kserokopii tłumaczenia przysięgłego.

Jaka jest kolejność: tłumaczenie czy apostille? To zależy. Jeśli apostille ma być na oryginalnym dokumencie, najpierw apostille, potem tłumaczenie. Jeśli apostille ma być na tłumaczeniu, najpierw tłumaczenie, potem apostille w MSZ. Gdy instytucja wymaga obu, kolejność jest taka: apostille na oryginale, tłumaczenie, apostille na tłumaczeniu.