Tłumaczenie przysięgłe a apostille – kiedy potrzebne jest jedno, a kiedy oba?

Tłumaczenie przysięgłe i apostille to dwa pojęcia, które często pojawiają się razem — zarówno gdy dokumenty jadą z Polski za granicę, jak i gdy zagraniczne dokumenty trafiają do polskich urzędów. Brzmią podobnie, ale oznaczają zupełnie różne rzeczy. Zdarza się, że wymagane jest tylko jedno z nich — ale bywa też, że oba naraz. Jak to rozróżnić?

Czym jest tłumaczenie przysięgłe?

Tłumaczenie przysięgłe to tłumaczenie sporządzone przez tłumacza wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości, opatrzone jego podpisem i pieczęcią (lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Potwierdza ono, że treść tłumaczenia jest zgodna z dokumentem źródłowym — którym może być oryginał lub odpis. Jest wymagane wszędzie tam, gdzie instytucja — polska lub zagraniczna — wymaga urzędowego potwierdzenia tłumaczenia.

Czym jest apostille?

Apostille to poświadczenie autentyczności dokumentu urzędowego wydawane na podstawie Konwencji haskiej z 1961 roku. W Polsce apostille wystawia Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Apostille nie jest tłumaczeniem — potwierdza jedynie, że dokument (lub podpis na nim) pochodzi od uprawnionego organu lub osoby.

Apostille może być umieszczone zarówno na oryginalnym dokumencie (np. polskim akcie urodzenia), jak i na gotowym tłumaczeniu przysięgłym — jeśli kraj docelowy tego wymaga. MSZ dysponuje wzorami podpisów tłumaczy przysięgłych wpisanych na listę Ministra Sprawiedliwości, dzięki czemu może poświadczyć autentyczność podpisu tłumacza na tłumaczeniu.

Kiedy wystarczy samo tłumaczenie przysięgłe?

W większości przypadków — zwłaszcza w obrocie wewnątrz Unii Europejskiej — samo tłumaczenie przysięgłe jest wystarczające. Na mocy rozporządzenia UE 2016/1191, obowiązującego od 2019 r., apostille zostało zniesione dla wielu dokumentów publicznych w obrocie między państwami UE — przede wszystkim dotyczących stanu cywilnego (akty urodzenia, małżeństwa, zgonu, zaświadczenia o niekaralności, zaświadczenia o miejscu zamieszkania i kilku innych kategorii).

Dla dokumentów spoza zakresu rozporządzenia (np. wielu dokumentów notarialnych, sądowych czy handlowych) apostille między państwami UE może być nadal wymagane — wówczas obowiązują zasady konwencji haskiej. W praktyce jednak urzędy, sądy i instytucje w krajach UE co do zasady akceptują tłumaczenia wykonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości bez dodatkowego poświadczenia. Podobnie w przypadku zagranicznych dokumentów składanych w polskich urzędach — jeśli dokument pochodzi z kraju UE, samo tłumaczenie przysięgłe zazwyczaj wystarcza.

Kiedy potrzebne jest apostille na tłumaczeniu?

Apostille na tłumaczeniu przysięgłym może być wymagane, gdy dokument trafia do kraju spoza UE, który jest stroną konwencji haskiej. Dotyczy to m.in. USA, Kanady, Australii, Wielkiej Brytanii czy Ukrainy. Analogicznie — jeśli do Polski trafia dokument z kraju spoza UE, polski urząd może wymagać, aby był on opatrzony apostille jeszcze przed zleceniem tłumaczenia. Wymaganie apostille zależy od konkretnej instytucji i rodzaju sprawy — warto zawsze sprawdzić bezpośrednio u odbiorcy dokumentu, czy apostille jest konieczne.

Jaka jest kolejność — najpierw tłumaczenie czy apostille?

To zależy od tego, co podlega apostille:

• Jeśli apostille ma być umieszczone na oryginalnym dokumencie (np. polskim akcie urodzenia lub zagranicznym dokumencie składanym w Polsce) — najpierw uzyskujesz apostille, a następnie zlecasz tłumaczenie przysięgłe całości (dokumentu wraz z apostille). To rozwiązanie jest szczególnie istotne, gdy tłumaczenie ma trafić do polskiego urzędu stanu cywilnego — USC z reguły wymaga, aby tłumaczenie zostało wykonane z oryginału (opatrzonego apostille), a nie ze skanu czy kopii.

• Jeśli apostille ma być umieszczone na tłumaczeniu przysięgłym — najpierw wykonuję tłumaczenie, a następnie klient składa je w MSZ w celu uzyskania apostille.

  
  

Czy wykonuję apostille?

Nie — apostille wystawia wyłącznie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Moją rolą jest wykonanie tłumaczenia przysięgłego, które następnie — jeśli jest taka potrzeba — klient może przedstawić w MSZ w celu uzyskania apostille. MSZ dysponuje wzorem mojego podpisu, co umożliwia sprawne poświadczenie tłumaczenia.

Podsumowanie

Sytuacja	Co jest potrzebne
Dokument do użytku w Polsce lub innym kraju UE	Tłumaczenie przysięgłe
Dokument do użytku poza UE (kraj Konwencji haskiej)	Tłumaczenie przysięgłe + apostille (zależnie od wymagań instytucji)
Zagraniczny dokument spoza UE składany w Polsce	Apostille w kraju wystawienia + tłumaczenie przysięgłe (zależnie od wymagań instytucji)
Apostille na oryginalnym dokumencie	Najpierw apostille, potem tłumaczenie
Apostille na tłumaczeniu	Najpierw tłumaczenie, potem apostille w MSZ

Masz dokument wymagający tłumaczenia przysięgłego z apostille lub do apostille? Skontaktuj się ze mną — zadzwoń pod numer 600 499 567 lub wyślij skan na kontakt@mplazinski.com. Podpowiem, na co zwrócić uwagę w kwestii apostille, omówimy kolejność czynności, a wycena jest bezpłatna. Gotowe tłumaczenie możesz odebrać osobiście w moim biurze przy ul. Zwycięzców 59/35 w Warszawie lub otrzymać elektronicznie jako plik PDF z kwalifikowanym podpisem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy tłumaczenie przysięgłe i apostille to to samo? Nie. Tłumaczenie przysięgłe to tłumaczenie dokument

u sporządzone przez uprawnionego tłumacza. Apostille to poświadczenie autentyczności dokumentu lub podpisu, wystawiane przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. To dwie osobne czynności.

Czy każde tłumaczenie przysięgłe wymaga apostille? Nie. Apostille jest wymagane tylko w określonych sytuacjach — głównie gdy dokument trafia do kraju spoza UE będącego stroną Konwencji haskiej. W obrocie wewnątrzunijnym apostille zazwyczaj nie jest wymagane, zwłaszcza dla dokumentów stanu cywilnego objętych rozporządzeniem UE 2016/1191. Więcej praktycznych informacji znajdziesz w FAQ.

Kto wystawia apostille w Polsce? Apostille w Polsce wystawia Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

Czy tłumacz przysięgły wystawia apostille? Nie. Apostille wystawia wyłącznie MSZ. Tłumacz przysięgły wykonuje tłumaczenie, które następnie można przedstawić w MSZ w celu uzyskania apostille.

Jaka jest kolejność — tłumaczenie czy apostille? To zależy. Jeśli apostille ma być na oryginalnym dokumencie — najpierw apostille, potem tłumaczenie. Jeśli apostille ma być na tłumaczeniu — najpierw tłumaczenie, potem apostille w MSZ.