Tłumaczenie przysięgłe na podstawie skanu lub PDF – także z podpisem elektronicznym

Jednym z najczęstszych pytań, jakie otrzymuję od klientów, jest to, czy do wykonania tłumaczenia przysięgłego konieczne jest osobiste dostarczenie oryginału dokumentu. Nie zawsze. Tłumaczenie można wykonać na podstawie skanu, zdjęcia lub pliku PDF, a gotowy przekład otrzymać jako plik z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bez wychodzenia z domu. Czy taka forma wystarczy, zależy jednak od instytucji, do której składasz dokument.

Kiedy oryginał dokumentu nie jest konieczny?

Jeżeli nie dysponujesz oryginałem dokumentu lub po prostu nie masz możliwości jego okazania, tłumaczenie przysięgłe można wykonać na podstawie skanu, zdjęcia lub pliku PDF. Takie tłumaczenie określane jest formalnie jako tłumaczenie na podstawie odpisu i jest w pełni legalną formą tłumaczenia przysięgłego.

Warto wiedzieć, że na dokumencie pojawi się wówczas odpowiednia klauzula informująca, że tłumaczenie zostało wykonane na podstawie odpisu, a nie oryginału. Część instytucji, zwłaszcza polskich urzędów, może wymagać tłumaczenia wykonanego na podstawie oryginału. Przy ważnych dokumentach urzędowych, takich jak zaświadczenie o niekaralności, zalecam tłumaczenie z oryginału. Jeśli masz wątpliwości, czy tłumaczenie na podstawie odpisu zostanie przyjęte, zapytaj o to instytucję przed zleceniem.

Dokument elektroniczny z kwalifikowanym podpisem to oryginał, nie skan

Coraz częściej dostaję do tłumaczenia pliki, które od początku powstały w postaci elektronicznej i są opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo, w przypadku urzędów i firm, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Mogą to być zarówno dokumenty podpisane przez osoby prywatne, jak i dokumenty wystawione przez instytucje, z Polski i z innych państw Unii Europejskiej. Taki plik nie jest skanem, tylko oryginałem dokumentu elektronicznego. Weryfikuję wtedy podpis. Jeśli jest prawidłowy, mogę poświadczyć, że tłumaczenie zostało wykonane na podstawie oryginału, mimo że nie widziałem dokumentu na papierze.

Kwalifikowany podpis i kwalifikowana pieczęć działają w całej UE na tych samych zasadach, określonych w rozporządzeniu eIDAS. Mogą być jednak zapisane w różnych formatach: w samym pliku PDF albo w osobnym pliku lub „kontenerze” (np. .asice, .p7s, .xml). Dlatego nie każdy program otworzy każdy podpis. Pliki spoza UE lub podpisane zwykłym podpisem elektronicznym (np. złożonym w popularnych serwisach do podpisywania umów) zwykle nie mają statusu podpisu kwalifikowanego. Wtedy tłumaczenie wykonuję na podstawie odpisu.

Inaczej jest ze skanem albo zdjęciem dokumentu papierowego. Nawet jeśli dostanę go jako plik PDF, jest to tylko kopia papierowego oryginału, dlatego tłumaczę go na podstawie odpisu.

Co dołączam do tłumaczenia na podstawie odpisu?

Przy tłumaczeniach wykonanych na podstawie odpisu zawsze dołączam do gotowego dokumentu wydruk lub skan dokumentu źródłowego. Dzięki temu instytucja otrzymująca tłumaczenie ma pełny obraz: zarówno przekład, jak i dokument, na podstawie którego został sporządzony.

Wersja papierowa czy elektroniczna?

Tłumaczenie na podstawie skanu, zdjęcia lub PDF mogę przygotować w dwóch wersjach, do wyboru w zależności od potrzeb:

Wersja papierowa: tradycyjny dokument z podpisem i pieczęcią tłumacza przysięgłego do odbioru osobistego.

Wersja elektroniczna: tłumaczenie opatrzone moim kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Gotowy plik PDF przesyłam mailowo. To wygodne rozwiązanie, jeśli instytucja przyjmuje dokumenty składane elektronicznie. W pilnych sprawach pozwala też zaoszczędzić czas, bo nie trzeba odbierać tłumaczenia osobiście (zobacz też tryb ekspresowy).

Tłumaczenie przysięgłe z kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Tłumacz przysięgły może poświadczyć tłumaczenie w postaci elektronicznej, opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pozwala na to art. 18 ust. 1a ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Przed wyborem tej wersji warto pamiętać o kilku rzeczach:

• Tłumaczenie elektroniczne jest ważne jako plik. Jego wydruk nie jest oryginałem tłumaczenia, dlatego plik trzeba złożyć elektronicznie, tak jak przewiduje to instytucja.

• Nie każda instytucja przyjmuje dokumenty elektroniczne. Na przykład urzędy stanu cywilnego przyjmują tłumaczenia tylko w wersji papierowej (więcej we wpisie o transkrypcji aktu małżeństwa). Przed zleceniem sprawdź, jaką formę przyjmie odbiorca.

• Odbiorca może sprawdzić podpis w bezpłatnym weryfikatorze podpisu elektronicznego. Zobaczy w nim, kto i kiedy podpisał plik oraz czy treść nie była później zmieniana.

• Jeśli potrzebujesz dokumentu na papierze, wybierz wersję papierową z pieczęcią i podpisem.

Jak zlecić tłumaczenie na podstawie skanu?

Proces jest prosty:

1. Wyślij skan, zdjęcie lub plik PDF dokumentu na adres kontakt@mplazinski.com.

2. Napisz, gdzie tłumaczenie zostanie złożone i czy potrzebujesz wersji papierowej, czy elektronicznej.

3. Otrzymasz bezpłatną wycenę wraz z proponowanym terminem realizacji.

4. Po akceptacji przystępuję do tłumaczenia i dostarczam gotowy dokument w wybranej wersji.

Pełen zakres dokumentów, które tłumaczę, znajdziesz w ofercie tłumaczeń przysięgłych. Jeśli zastanawiasz się, czy w Twojej sprawie w ogóle potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe, zajrzyj do wpisu Kiedy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe.

Masz pytania o tłumaczenie? Napisz na kontakt@mplazinski.com lub zadzwoń pod numer 600 499 567. Więcej o mnie przeczytasz na stronie tłumacza przysięgłego języka angielskiego i francuskiego, a odpowiedzi na ogólne pytania znajdziesz w FAQ.

Najczęściej zadawane pytania

Czy tłumaczenie przysięgłe ze skanu jest ważne?

Tak. To tłumaczenie na podstawie odpisu, czyli pełnoprawna forma tłumaczenia przysięgłego, oznaczona w formule poświadczającej. Część instytucji, zwłaszcza polskich urzędów, może jednak wymagać tłumaczenia wykonanego na podstawie oryginału, dlatego warto to sprawdzić przed zleceniem.

Czy tłumaczenie przysięgłe z podpisem elektronicznym jest ważne?

Tak. Tłumacz przysięgły może poświadczyć tłumaczenie w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 18 ust. 1a ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego), a taki podpis ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu (rozporządzenie eIDAS).

Czy dokument z podpisem elektronicznym traktujesz jak oryginał?

Tak, jeśli plik został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną przez wystawcę (osobę prywatną lub instytucję, z Polski lub innego państwa UE), a weryfikacja podpisu jest prawidłowa. Taki plik jest oryginałem dokumentu elektronicznego, więc tłumaczenie mogę poświadczyć jako wykonane na podstawie oryginału. Skan dokumentu papierowego pozostaje odpisem.

Czy mogę wydrukować tłumaczenie z podpisem elektronicznym?

Wydruk nie jest oryginałem tłumaczenia, bo moc prawną ma plik z podpisem. Jeśli dokument ma zostać złożony na papierze, zamów wersję papierową z pieczęcią i podpisem.

Gdzie nie przyjmą tłumaczenia z podpisem elektronicznym?

Wszędzie tam, gdzie nie można złożyć dokumentu elektronicznie. Na przykład urzędy stanu cywilnego przyjmują tłumaczenia tylko w wersji papierowej. Przed zleceniem sprawdź, jaką formę przyjmie instytucja.

Jak sprawdzić podpis elektroniczny na tłumaczeniu?

Wystarczy otworzyć plik w bezpłatnym weryfikatorze podpisu elektronicznego. Pokaże on, kto podpisał dokument, kiedy to zrobił i czy treść nie była później zmieniana.