Transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa w polskim USC – tłumaczenie przysięgłe krok po kroku

Para zawarła ślub za granicą i wraca do Polski. Albo planuje w Polsce kupić mieszkanie, otworzyć firmę, ubiegać się o świadczenia, zarejestrować dziecko. W każdej z tych sytuacji prędzej czy później pojawi się pytanie urzędnika: „Czy mają państwo polski odpis aktu małżeństwa?". Wtedy w grę wchodzi transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa, a wraz z nią — tłumaczenie przysięgłe.

W tym wpisie wyjaśniam, czym jest transkrypcja aktu małżeństwa, kiedy jest potrzebna, jaką rolę pełni tłumaczenie przysięgłe i jakie sytuacje szczególne warto znać — w tym dokumenty kanadyjskie wystawiane dwujęzycznie oraz aktualne (2026) zmiany dotyczące transkrypcji aktów małżeństw par jednopłciowych.

Czym jest transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa

Transkrypcja to procedura wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskiego rejestru stanu cywilnego. Po transkrypcji para otrzymuje polski odpis aktu małżeństwa, który ma w polskim obrocie prawnym taką samą moc jak akt sporządzony przez polski USC.

Transkrypcji dokonuje kierownik dowolnego urzędu stanu cywilnego w Polsce — nie ma już znaczenia miejsce zameldowania ani planowanego zamieszkania. Procedurę reguluje ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. 2014 poz. 1741).

Tłumaczenie przysięgłe – kluczowy element wniosku o transkrypcję

Do wniosku o transkrypcję trzeba dołączyć zagraniczny akt małżeństwa wraz z jego tłumaczeniem przysięgłym na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości.

Wymóg formalny: tłumaczenie musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego — tłumaczenie zwykłe, choćby najwyższej jakości, nie zostanie zaakceptowane przez USC.

W praktyce proces wygląda następująco:

1. Otrzymanie zagranicznego aktu.

2. Apostille lub legalizacja — w zależności od kraju wystawienia (więcej w dalszej części).

3. Tłumaczenie przysięgłe na język polski — najlepiej z apostille już naniesioną na dokumencie.

4. Złożenie wniosku w polskim USC wraz z oryginałem aktu i tłumaczeniem.

Akty z krajów anglo- i frankofońskich – typowe sytuacje

Najczęściej tłumaczę akty małżeństwa pochodzące z następujących krajów:

Kraje anglojęzyczne:

• Wielka Brytania

• Irlandia

• Stany Zjednoczone

• Kanada

• Australia, Nowa Zelandia, RPA, Malta

Kraje frankofońskie:

• Francja

• Belgia

• Luksemburg

• Szwajcaria (kantony frankofońskie)

• Quebec (Kanada)

Pozostałe kraje, w których francuski jest jednym z języków urzędowych:

• Maroko

• Algieria

• Tunezja

Tłumaczę akty wystawione w każdym z tych krajów — zarówno na język polski (do transkrypcji w polskim USC), jak i z polskiego na angielski lub francuski (gdy zagraniczny urząd wymaga polskiego aktu w lokalnym języku).

Akty kanadyjskie – często dwujęzyczne (angielski + francuski)

Kanadyjskie akty stanu cywilnego mają w polskim obrocie prawnym jedną szczególną cechę: są często sporządzane dwujęzycznie — w języku angielskim i francuskim. Dotyczy to przede wszystkim:

• aktów wystawianych w prowincji Quebec, gdzie urzędowym językiem jest francuski, ale wiele dokumentów zawiera również wersję angielską,

• formularzy urzędowych, w których nagłówki, klauzule poświadczające, podpisy urzędnika i instrukcje są w obu językach jednocześnie lub w jednym z dwóch języków.

• 
  

W praktyce oznacza to, że jeden dokument zawiera fragmenty w dwóch różnych językach urzędowych — i zgodnie z zasadami, tłumaczenie przysięgłe powinno obejmować całą treść dokumentu, w obu językach.

Dla większości klientów oznacza to dodatkową komplikację. Większość tłumaczy przysięgłych w Polsce posiada uprawnienia tylko do jednego języka — co przy aktach kanadyjskich prowadzi do sytuacji, w której para musi szukać dwóch tłumaczy: jednego do części anglojęzycznej, drugiego do francuskiej.

Jako jeden z nielicznych tłumaczy przysięgłych w Polsce posiadam uprawnienia zarówno do języka angielskiego, jak i francuskiego. Dwujęzyczny akt kanadyjski mogę przetłumaczyć w ramach jednego tłumaczenia przysięgłego, bez konieczności rozdzielania dokumentu pomiędzy dwóch tłumaczy. Dotyczy to nie tylko aktów małżeństwa, ale również aktów urodzenia, zgonu, świadectw i innych dokumentów wystawianych jedocześnie po francusku i angielsku.

Apostille — krótkie wyjaśnienie

W zależności od kraju pochodzenia aktu może być wymagana apostille lub legalizacja konsularna — poświadczenie, które potwierdza autentyczność dokumentu w obrocie międzynarodowym. Apostille uzyskuje się w państwie, w którym akt został wystawiony, przed wykonaniem tłumaczenia przysięgłego, ponieważ treść apostille również podlega tłumaczeniu.

Szczegóły dotyczące tego, kiedy apostille jest faktycznie wymagana, a kiedy wystarczy samo tłumaczenie przysięgłe, opisuję w osobnym wpisie: Tłumaczenie przysięgłe a apostille – kiedy potrzebne jest jedno, a kiedy oba?

Transkrypcja aktów małżeństw par jednopłciowych – aktualizacja 2026

Sytuacja prawna dotycząca transkrypcji zagranicznych aktów małżeństw zawartych przez osoby tej samej płci uległa w 2026 roku zasadniczej zmianie.

Zmiana wynika z wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 25 listopada 2025 r. (C-713/23, Cupriak-Trojan i Trojan), wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 marca 2026 r. (sygn. akt II OSK 216/21) oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministra Cyfryzacji z 22 maja 2026 r., wprowadzającego nowy wzór aktu małżeństwa umożliwiający transkrypcję w każdym urzędzie stanu cywilnego w Polsce, niezależnie od płci małżonków.

W praktyce oznacza to, że pary jednopłciowe, które zawarły małżeństwo za granicą — np. w Wielkiej Brytanii, Irlandii, Niemczech, Belgii, Francji, Hiszpanii, USA czy Kanadzie — mogą obecnie złożyć w polskim USC wniosek o transkrypcję ich aktu małżeństwa na takich samych zasadach, jak pary różnopłciowe.

Wymagania dokumentowe są identyczne: zagraniczny akt małżeństwa, apostille (jeśli wymagana), oraz tłumaczenie przysięgłe całości dokumentu na język polski. Tłumaczenie wykonuję bez różnicy względem rodzaju małżeństwa — w obu przypadkach zachowuje tę samą formę i moc prawną.

Forma tłumaczenia — w USC wyłącznie wersja papierowa

W praktyce polskie urzędy stanu cywilnego akceptują wyłącznie tłumaczenie przysięgłe w formie papierowej — z własnoręcznym podpisem i pieczęcią tłumacza. Mimo że przepisy formalnie dopuszczają tłumaczenia z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kierownicy USC niemal zawsze wymagają tradycyjnej, papierowej wersji dokumentu dołączonej do wniosku o transkrypcję.

Gotowe tłumaczenie odbierzesz osobiście w moim biurze przy ul. Zwycięzców 59/35 w Warszawie. Tłumaczenie można w większości przypadków wykonać na podstawie skanu lub zdjęcia oryginału przesłanego mailowo — oryginał aktu wraz z apostille (jeśli dotyczy) okazujesz przy odbiorze tłumaczenia. Szczegóły opisuję we wpisie o tłumaczeniu przysięgłym na podstawie skanu, zdjęcia lub pliku PDF.

Ile trwa i ile kosztuje tłumaczenie aktu małżeństwa do transkrypcji

Akt małżeństwa to z reguły dokument jedno- lub dwustronicowy, dlatego standardowy czas realizacji tłumaczenia wynosi 1–2 dni robocze. W pilnych przypadkach możliwy jest tryb ekspresowy — nawet tego samego dnia.

Cena tłumaczenia aktu małżeństwa do transkrypcji wynosi zwykle 150–300 zł — w zależności od:

• długości dokumentu (akt jedno- lub dwustronicowy),

• języka źródłowego,

• obecności apostille (apostille to dodatkowa klauzula, której treść również podlega tłumaczeniu, co zwiększa objętość).

W przypadku aktów dwujęzycznych (np. kanadyjskich, w których ten sam dokument zawiera fragmenty po angielsku i po francusku) tłumaczenie obejmuje całość dokumentu w ramach jednego tłumaczenia przysięgłego — bez dopłaty za dwie pary językowe.

Wycena jest bezpłatna i niezobowiązująca. Wystarczy przesłać skan dokumentu na kontakt@mplazinski.com — wycenę otrzymasz jeszcze tego samego dnia.

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje tłumaczenie przysięgłe aktu małżeństwa do transkrypcji?

Cena tłumaczenia aktu małżeństwa do transkrypcji wynosi zwykle 150–300 zł — w zależności od długości dokumentu, języka źródłowego i obecności apostille. Akty dwujęzyczne (np. kanadyjskie) tłumaczę w ramach jednego tłumaczenia przysięgłego. Wycena jest bezpłatna — wystarczy przesłać skan dokumentu mailem.

Czy do transkrypcji aktu małżeństwa wymagane jest tłumaczenie przysięgłe?

Tak. Polskie USC wymagają tłumaczenia wykonanego przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości.

Czy mogę wystąpić o transkrypcję, jeżeli mieszkam za granicą?

Tak. Od 1 marca 2015 r. transkrypcji dokonuje kierownik dowolnego USC w Polsce — nie ma znaczenia miejsce zamieszkania ani zameldowania. Wniosek można złożyć osobiście, przez pełnomocnika lub elektronicznie przez ePUAP.

Czy transkrypcji aktów małżeństw par jednopłciowych można dokonać w każdym polskim USC?

Tak — od wejścia w życie rozporządzenia z 22 maja 2026 r. wprowadzającego nowe wzory aktu małżeństwa transkrypcja jest możliwa w każdym urzędzie stanu cywilnego w Polsce, na takich samych zasadach jak transkrypcja aktów par różnopłciowych.

Czy akt z Quebecu wymaga dwóch osobnych tłumaczeń?

Nie, jeżeli tłumacz posiada uprawnienia do obu języków. Posiadam uprawnienia do języka angielskiego i francuskiego, dlatego dwujęzyczny akt kanadyjski mogę przetłumaczyć w ramach jednego tłumaczenia przysięgłego.

Czy apostille muszę wyrobić sam, czy zrobi to tłumacz?

Apostille, jeśli jest wymagana, uzyskuje się w państwie wystawienia aktu, samodzielnie lub za pośrednictwem konsulatu — nie jest to czynność tłumacza. Apostille powinna być naniesiona na dokumencie przed wykonaniem tłumaczenia, ponieważ tłumaczeniu podlega również jej treść.

Planujesz transkrypcję zagranicznego aktu małżeństwa w polskim USC?

Napisz na kontakt@mplazinski.com lub zadzwoń: 600 499 567 — wycenę i termin realizacji prześlę jeszcze tego samego dnia.

Więcej o tłumaczeniach aktów stanu cywilnego — urodzenia, małżeństwa i zgonu — znajdziesz w osobnym wpisie. Pełen zakres dokumentów, które tłumaczę, opisałem w ofercie tłumaczeń przysięgłych. W razie pytań zapraszam do sekcji najczęściej zadawanych pytań lub do bezpośredniego kontaktu.